Viktig med fleksibel outsourcing avtale

Hovedfokus var derfor å finne en samarbeidspartner som kunne være fleksibel i forhold til: Avtaleperioden, tjenesteinnholdet, uttaket av tjenester, bruk av systemer og oppsettet for hvert av datterselskapene i konsernet. Prosessen med valg av ny leverandør endte med at Amesto Business Partner fikk oppdraget i sterk konkurranse med andre leverandører.

 - Det viktigste av alt er at avtalen gir frihet og fleksibilitet slik at den kan endres i takt med organisasjonens behov, sier adm. dir. i UniRand,  Erik Gulbrandsen.

UniRand AS er en statlig virksomhet og heleid av Universitetet i Oslo. De har vært en aktiv pådriver for utvikling av egne økonomiprosesser og automatisering av disse. Ved inngåelse av en flerårig avtale om outsourcing av økonomiprosessene var det derfor viktigst for UniRand å velge en fleksibel samarbeidspartner. I praksiss betyr dette at de selv kan variere hvor mange egne ressurser de setter på oppdraget og hvilke tjenester som leveres av Amesto avhengig av egen kompetanse. Over tid kan de også endre dette. Dette gjør UniRand i stand til å utvide sin virksomhet og sikre ressurstilgang etter behov.

AMESTO LEVERER BÅDE TJENESTER OG SYSTEMER TIL UNIRAND

Det benyttes Compello dokumentflytsystem for automatisering av fakturaprosessen. Alle bilag er skannet og tilgjengelige digitalt. Det benyttes Visma Business til regnskapet og Visma Lønn. Visma Reporting brukes til både distribusjon av standard rapporter, men også til å analysere regnskapet. Her har de mulighet til ”drill down” ned til transaksjonsnivå hvor de også ser de skannete bilagene. I tillegg vurderes nå Visma Travel og Ansattportal for ytterligere å digitalisere prosessene.

 
GODE RÅD VED VALG AV LEVERANDØR

Adm. direktør Erik Gulbrandsen i UniRand vil gi følgende råd til andre virksomheter som er i tilsvarende situasjon:

• Kjør en prosess med å etablere kravspesifikasjonen der alle selskaper i konsernet er involvert. Dette sikrerforankring og at de tjenestene som etterspørres er relevante og dekker de ulike behovene

• Konsernet har korte rapporteringsfrister noe som gir veldig høy belastning på økonomifunksjonen over korte tidsperioder. For å klare å ferdigstille regnskapet i tide må leverandøren være en ressurspartner som stiller med den riktige kompetansen til rett tid hver måned

Det er viktig å velge en leverandør som kan levere alle de tjenestene du har behov for, og de tilleggstjenestenedu kan ha behov for, for å løse hele økonomifunksjonen. Da har du en leverandør å forholde deg til som har totalansvar

• Du bør velge en leverandør som er i stand til å gi automatisering av tjenestene etter hvert som nye systemer gir mulighet for ytterligere effektivisering

• Når du mottar fakturaen skal det kke være noen ubehagelige overraskelser,den skal være lett å forstå,veldokumentert og lett å kontrollere.Ryddige fakturaer gir trygghet for at leverandøren er ryddig

• I tillegg til løpene dialog anbefales det å avholde to samarbeidsmøter hvert år for å sikre at kunde og leverandører oppdatert på hverandres utvikling og endrete behov. Møtet gir mulighet for å avstemme forventninger og leveranser

• Det viktigste av alt er at avtalen gir frihet og fleksibilitet slik at den kan endres i takt med organisasjonens behov

FLEKSIBILITET - EN FORUTSETNING FOR VELLYKKET OUTSOURCING 

-Outsourcing er et strategisk verktøy som gir muligheter for ansvarliggjøring, definert kvalitet på tjenestene, tilgang på spisskompetanse, ny funksjonalitet og tekniske løsninger, fleksibilitet og fokus, sier Marius Berg, visekonsernsjef i Amesto og leder av Amesto Payroll.


Videre legger han til at det er fallgruver ved outsourcing av regnskapet og økonomifunksjonen. Den farligste er kanskje manglende fleksibilitet fra leverandøren i samarbeidet. Det kan ta tid før du oppdager dette, men når du gjør det så velger du ikke den samme leverandøren på nytt.

I Outsourcingmagasinet nr. 8 2010 kan du lese artikkelen i sin helhet.