Ledelse i krise

25
mar

av Siri Nilssen , 25. mars 2020

Kriseledelse fra hjemmekontor - noen refleksjoner.

Jeg har vært gjennom kriser før. Ikke av den type som rammet oss som land, men som rammet et stort, solid, børsnotert selskap jeg jobbet i. Det er ensomt å være i krise når resten av verden går uberørt videre; når du må kjempe mot daglige ødeleggende medieoppslag, samtidig som du desperat prøver å holde ansatte informert og rustet til å stå i stormen. Når du i tillegg jobber 24/7 for å manøvrere gjennom et landskap av kunder, leverandører og myndigheter for å unngå total kollaps.

Når jeg ser tilbake vil jeg anta at vi agerte på lik linje med mange selskap som helt uten forvarsler blir truffet av en krise:

Fase 1: Handlingslammelse: Vi opplevde at hele organisasjonen inkl. ledere først ble helt handlingslammet, ute av stand til å forstå rekkevidde og konsekvenser.

Fase 2: Kaos: Etter at det første sjokket hadde lagt seg, kom en periode preget av uorganisert panikk og med mye armer og bein, hvor en del dårlige beslutninger ble tatt.

Fase 3: Faktisk krisehåndtering: Til slutt fikk vi samlet og organisert oss, analysert og kartlagt situasjonen, hentet inn nødvendig bistand og fikk satt i gang riktige virkemidler for å håndtere og løse situasjonen.

I dette tilfellet hadde vi et børsnotert konsern i ryggen, og fikk krisehjelp derifra, men vi var prisgitt deres goodwill og tro på oss for fremtiden. Det tok tid, men vi kom oss helskinnet gjennom!

En erfaring klokere

I dag er jeg evig takknemlig for den erfaringen jeg tok med meg. Den har kommet godt med i disse bisarre mars dager, i et landskap jeg definitivt ikke tok med i vurderingen når vi for kort tid tilbake la strategi og planer for 2020.

Dagens krise er annerledes. Vi står alle sammen; næringslivet, Norge og faktisk hele verden, for ingen av oss har vært gjennom akkurat dette før. Vi har en situasjon med yrkesnekt og nedstenging av økonomien, hvor deler av næringslivet over natten har mistet all inntekt og hvor myndighetene jobber på spreng for å lansere krisepakke etter krisepakke.

Hvordan lede vei i krisen

Det er nå vi som ledere må vise hva vi er laget av. Det er nå vi må lede, med både hodet og hjertet. Vi skal vise vei og være en trygg ledsager gjennom krisen. Vi skal ta beslutninger basert på analyser og fakta, samtidig som vi skal sørge for å gjennomføre disse med omtanke og empati for de rundt oss. Det er lov å si at det er utfordrende å være leder i slike tider. Verden rundt oss er i kaos, vi vet ikke hva som er riktige tiltak og vi har ikke hele oversikten. Vi har ingen krystallkule å se inn i, men det har heller ingen andre. Det vi imidlertid har er kompetanse, erfaring og mange dyktige medarbeidere og støttespillere.

For min egen del har jeg hentet frem erfaringer fra nevnte tidligere kriser, og tilpasset den til dagens situasjon. Mine beste tips er som følger:

1) Først: unngå fase 1 og 2; Handlingslammelse og kaos.
2) Organiser deg og dine. Beredskap, informasjon, drift og leveranse.
3) Ta vare på ansatte, sørg for gode og trygge prosesser og mye informasjon.
4) Få oversikt over omfang og konsekvenser. Utarbeid scenarioanalyser – planlegg for worst case
5) Ha fokus på leveranse og business as usual. Isoler kriseledelse til en liten del av selskapet.
6) Vurder alternativene grundig; krisepakker, finansiering, kostnadskutt, permitteringer osv., og igangsett tiltak raskt. Prioriter hva er mest tidskritisk for din bedrift til enhver tid.
7) Husk handleplikt. Ta nødvendige vurderinger og ansvarlige grep, selv om det smerter. Permitteringer er nødvendig noen ganger, konkurs er ingen skam. Det er lov å vurdere feil, men det er ikke lov å unnlate å vurdere. Dette gjelder alltid, men i disse dager mer enn noensinne.
8) Ta vare på deg selv - søvn og mosjon er viktig for å stå i stormen og kommet styrket ut.

Informasjon skaper trygghet

For Amesto sin del satte vi raskt sammen beredskapsgrupper både på konsern- og på selskapsnivå da vi begynte å se konturene av krisen. Vi kartla og vurderte konsekvenser, fulgte nøye med på myndighetens tiltakspakker og vurderte effekt både for oss som selskap og for kundene våre.

Vi har gjennom dette hatt stor fokus på ledelse, på alle nivå. Kommunikasjon og informasjon – ofte og mye. Mye mer enn det du tror er nødvendig. Det skaper trygghet. Vi har hatt stort fokus på å skape rammer og retningslinjer. Alle skal vite hvordan vi håndterer og løser dette. Vi har innført koronatilpasset medarbeidertilfredshets-verktøy for å følge opp alle ansatte på hjemmekontor, og det varmet hjertet mitt å se at vi scoret over 80% på spørsmålet om medarbeiderne føler at vi bryr oss. Vi er tydelige på hvordan vi vurderer situasjonen, og hva hver ansatt kan bidra med for at vi som selskap skal komme oss gjennom denne krisen.

Parallelt har vi utarbeidet kriseberedskapsplaner, stresstestet likviditet, vurdert forventet omsetningseffekt m.m. Vi har vurdert tiltakspakker og satt i gang nødvendige forberedelser.

Oppmuntre medarbeidere til fysisk aktivitet

I tillegg har vi hatt fokus på business as usual. Vi skal fortsette å være våre kunders rådgiver og, vi skal levere lønn, HR og regnskapstjenester. Vi skal ferdigstille årsoppgjør til 1000 kunder, samtidig som vi skal være en god støtte/sparringspartner. Vi har kontaktet kunder og tilbudt støtte, råd og bistand i en vanskelig situasjon, og vi jobber kontinuerlig med å få ut tydelig og relevant informasjon.

Sist men ikke minst sørger vi for å oppmuntre alle våre ansatte til fysisk aktivitet. Vi vet ikke hvor lenge vi må stå i dette, men vi forbereder oss på et maraton, og planlegger å gjennomføre med stil.