Jeg har fått en oppfordring om å skrive noen ord om en funksjonalitet i Visma som har funnes lenge, men få har tatt i bruk, overvåkingspunkt. Jeg har nå testet dette på flere ulike bedrifter og det fungerer veldig bra, både i versjon 13 og 14. Jeg mener at alle som har Visma Business bør bruke dette.
Overvåkingspunkt ble introdusert til Visma Business allerede i versjon 12.10. Selv om funksjonen har vært til stede lenge, er det få av kundene jeg har vært i kontakt med som har tatt funksjonen i bruk.
Overvåkingspunkt er i praksis et skjermbilde som oppsummerer og viser informasjon et sted, fremfor at du må gå til mange ulike skjermbilder for å kontrollere, litt som et dashbord som samler dine oppgaver. Du setter opp overvåkingspunkt-skjermbildet som et oppstartsvindu slik at dette er det første du ser når du åpner Visma hver morgen. En av fordelene med overvåkingspunktet er at du raskt ser hvilke oppgaver du burde ta fatt i, og ikke minst at du ved å ikke få varsel om feil vet hva du ikke trenger å kontrollere.
Eksempel 1:
Du logger deg på Visma om morgenen. Det første du ser er at det er tre fakturaer klare til fakturering og to kunder som har forfalte poster. Samtidig ser du at det er opprettet en ordre der noen har glemt å gi rabatt. Ingen av varslingene for grunndata vises, så du vet at alt av grunndata på kunder og leverandører har blitt riktig registrert siden sist. Du dobbeltklikker på en av oppgavene og det aktuelle skjermbildet åpnes.
Eksempel 2:
Du logger deg inn på Visma om morgenen. Du fører regnskap for 40 bedrifter i samme Visma-løsning. I skjermbildet for overvåkingspunkt ser du umiddelbart at det kun er tre av bedriftene som har fakturaer som skal sendes ut. Med overvåkingspunkt sparer du tiden det vil ta å logge seg inn og kontrollere alle bedriftene.
Det er svært mange bedrifter som har behov for å kontrollere ulike data i Visma, for dette lager man ofte egne skjermbilder som viser avvik. Det kan fort bli mange av disse skjermbildene, og erfaringsmessig så har de fleste bedrifter skjermbilder som viser avvik som de glemmer å kontrollere.
Er du Controller er dette en helt fantastisk mulighet til å få kontroll på lønnsomhet og avdekke salg der dere taper penger, eller om dere ikke har den fortjenesten dere burde ha. Funksjonen er fleksibel og kan brukes til alt som du kan definere i et skjermbilde i Visma Business.
Noen bruksområder/ideer til hvordan du kan ta dette i bruk:
For Controller / Salgsjef:
For regnskapsfører:
For masterdata/grunndata-ansvarlig:
For faktureringsansvarlig:
For lagersjef/innkjøpsansvarlig:
Vi har testet dette hos flere kunder i versjon 13.0 og oppover og du kan på kort tid komme i gang med overvåkingspunkt. Dette er en av de «lavt hengende fruktene» som koster lite å ta i bruk, men som gir mye merverdi for din bedrift.
Lag en enkel oversikt over:
Du kan importere skjermbildet for overvåking hvis det er behov, og du kan også overvåke deler av løsningen som ikke har blitt kontrollert tidligere.
Vi kan deretter hjelpe deg med å få dette på plass.
Når du setter opp overvåking på regelmessige oppgaver viser det seg ofte at oppgavene gjøres basert på et fast regelsett uten å tenke. Kanskje du også klarer å sette fingeren på noen rutinemessige oppgaver som kan automatiseres?
Nedenfor vises et eksempel med bruk av overvåkingspunkt i versjon 14 av Visma Business der det også er mulig å sette prioritet med uthevet farge:
Trenger du hjelp til å sette opp overvåking kan din Visma-konsulent hjelpe deg med behovskartlegging, import av skjermbilder, oppsett av skjermbilder og gi opplæring i hvordan det settes opp. Vi har erfaring fra samarbeid med mange ulike bedrifter og kan komme med flere gode råd som gir økt kontroll.
Bestill hjelp ved å sende en mail til oppdrag@amesto.no eller registrer saken i vår kundeportal.