Bruk av HR-system

13
okt

av Åse Moss Hansen , 13. oktober 2020

Hvilke HR-system burde bedriften egentlig ha?

Det snakkes om system, teknologi, effektivisering, automatisering, AI, RPA etc etc…... Men hva er alt dette, og hva kan det gjøre for meg og min bedrift? Jeg tipper det er mange som går rundt og lurer på dette.

Det snakkes om å jobbe smartere, og bruke tiden på det som virkelig er verdiskapende for selskapet. Men, hvordan finner man de systemene som er de riktige for seg og sin bedrift? Hvordan stiller man de riktige spørsmålene til en leverandør for å sikre at man kjøper det man faktisk har bruk for? Spørsmålene er like mange som det er systemalternativer.

Innenfor lønn- og HR-området finnes det utallige systemer. Lønnssystemet ligger som en grunnstein i hele systemløsningen, det er verktøyet som blant annet produserer lønnen, rapporterer til myndighetene, overfører til bank og regnskapssystem.

Men, for at lønnssystemet skal ha noe å produsere må det mates med informasjon. Her finnes det utallige løsninger.

Hvis man lurer på om det kan være behov for et system kan man stille seg noen enkle spørsmål:

• Er prosessen jeg ønsker å kjøpe system til manuell pr i dag
• Legges samme informasjon inn i flere systemer per i dag
• Er man avhengig av enkeltpersoner for å få gjort jobben per i dag

Hvis svarer er ja på et eller flere av de spørsmålene over, er det grunnlag for å se på systemer som kan hjelpe deg med å automatisere og effektiviserer oppgaven.

Det er mange selskaper som ikke har noe HR-system i dag, og når pandemien stengte ned Norge var det nok mange som kjente på usikkerhet og frustrasjon ved å ikke ha all informasjon om sine ansatte samlet et sted.

Spørsmålene har vært mange, f.eks:

• Hva gjør jeg med oversikt over nærmeste pårørende?
• Hvordan gjennomfører vi medarbeidersamtale når vi ikke har tilgang til arkiv og fysiske møter?
• Har vi noen oversikt over ansiennitet i selskapet?
• Hvem har små barn, og har rett på omsorgsdager?

Ved å ha et HR-system så har man informasjon om alle ansatte samlet på et sted, man registrerer informasjon om ansatte et sted, og lar deretter systemene gjøre jobben med å overføre data seg imellom. Da eliminerer man mye av risikoen for manuelle feil ved at samme informasjon må registreres manuelt i flere systemer. Et HR-system gjør at du som ansvarlig i selskapet slipper å tenke på kommende oppgaver og frister, det legges inn i verktøyet, og systemet gir deg deretter varsler når det er på tide å gjøre noe. Man sparer tid og har bedre kontroll.

Hva med reiseregning og utlegg?

Det er fortsatt mange ansatte rundt i Norges land som leverer utlegg og reiseregninger manuelt i excel-skjemaer. Dette er tidkrevende og alltid et pes å ha kontroll på alle bilag og mva. Skjema sendes i retur til ansatte, det skal rettes opp i feil, kvitteringer mangler, listen er lang over utfordringer og jeg tenker det er mange som kjenner seg igjen i denne manuelle håndteringen.

Et enkelt reiseregningssystem vil hjelpe med kvalitet, effektivitet og kontroll. Kvalitet og kontroll ved at systemet er bygget opp basert på lovverket, og kvalitet fordi systemet ikke vil tillate innsending uten korrekt informasjon. Effektivitet fordi man har all informasjon tilgjengelig, man kan bruke systemet til å kommunisere, systemet settes opp til å håndtere mva, og systemløsningene integreres med lønnssystemet.

Timeføring, er det nødvendig da?

Selskaper med mange timeansatte har som regel timesystem på plass. Men, det er mange selskaper der det i hovedsak er ansatte med fast arbeidstid og fast månedslønn. Disse selskapene har i svært liten grad time- og fraværsregistrering via system. Det er flere grunner til at et hvert firma burde ha en løsning for føring av timer og fravær. Når det gjelder fravær så vil et system hjelpe til å holde oversikt over sykefraværsstatistikk, det vil hjelpe med ferieplanlegging, det vil sikre at egenmeldingsdager blir lagt til langtidsfravær ved rapportering til NAV.

Timeføringen kan gjøres på mange måter, men det å ha oversikt over avvik er og bør være viktig for et hvert selskap, husk personalkostnaden er som regel den største kostnaden en bedrift har, og det bør være kontroll på grunnlaget.

Trenger du en gjennomgang av rutiner og system på din lønnsavdeling?

Kontakt oss for en uformell prat.