Amesto-konsernets personvernpolicy.

Informasjon om personvernlovgivningen.

All behandling av personopplysninger er underlagt EUs personvernforordning, den generelle personvernforordningen (GDPR), som er innført i alle EØS-land.

«Personopplysninger» er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til eller identifiseres med en fysisk person, f.eks. navn, telefonnummer, hjemmeadresse og e-postadresse, IP-adresse, bilder eller et identifikasjonsnummer.

Lovgivningen stiller strenge krav til behandling av personopplysninger. For å behandle personopplysninger kreves det blant annet et klart definert formål og et lovlig grunnlag for behandlingen (for eksempel at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg, eller at du har samtykket til behandlingen). Det stilles også krav til konfidensialitet og sikkerhet, innebygd personvern, konsekvensutredning og krav til at vi som selskap skal ivareta dine rettigheter.

I henhold til personvernregelverket er den behandlingsansvarlige den enheten som bestemmer hva formålet med behandlingen av personopplysninger skal være og hvilke midler som skal brukes. I noen tilfeller er det også mulig å være felles behandlingsansvarlig sammen med tredjeparter der partene i fellesskap fastsetter rammene for behandlingen. En databehandler er den enheten som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige, og det må da foreligge en avtale mellom partene om rammene for behandlingen.

Den lokale personvernmyndigheten fører tilsyn med GDPR og tilleggsbestemmelser i nasjonal lovgivning. For mer informasjon om personvern, for eksempel retningslinjer og kontaktinformasjon for de tilsynsmyndighetene som er mest relevante for Amesto-selskapene, se: Norge Sverige Danmark

Generelle behandlingsaktiviteter.

Besøkende

Besøkende til Amestos lokaler kan bli bedt om å registrere sin ankomst ved å oppgi navn, kontaktinformasjon og, om nødvendig, hvilket selskap de representerer. Denne informasjonen er viktig for å sikre at Amesto har kontroll over hvem som befinner seg på våre lokaler til enhver tid, og det rettslige grunnlaget for dette er vår berettigede interesse i å ha slik kontroll. Opplysninger som besøkende oppgir, lagres i en begrenset periode, med mindre en besøkende samtykker til at opplysningene lagres i en lengre periode som er angitt i samtykket. Informasjon om relevante lagringsperioder er tilgjengelig på hvert sted.

Deltakelse på kurs og aktiviteter

Amesto tilbyr en rekke kurs og aktiviteter, både online og med fysisk oppmøte, der de relevante Amesto-selskapene behandler opplysninger om deltakerne, f.eks. navn, arbeidsgiver eller annen tilknytning til oss, tittel/rolle og kontaktopplysninger. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er vår berettigede interesse i å administrere det aktuelle kurset eller de aktuelle aktivitetene, samt for å dokumentere kundens deltakelse.

For kunder behandles slik informasjon i tråd med vanlig kundebehandling. Hvis du ikke er en av våre kunder, vil opplysningene dine bli slettet ett år etter at de ble lagret, med mindre du har gitt samtykke til at vi kan behandle slik informasjon for fremtidige arrangementer. I slike tilfeller vil opplysningene dine bli lagret og eventuelt delt med andre, i tråd med det relevante samtykket som er gitt.

Leverandører og samarbeidspartnere

Amesto har en rekke leverandører og samarbeidspartnere. For å dokumentere, administrere og utføre arbeid i forbindelse med disse vil vi behandle personopplysninger som kontaktpersoner, kontaktinformasjon, tittel og rolle, samarbeidsdialog i ulike medier samt eventuelle påloggingsopplysninger knyttet til produkter og tjenester som inngår i samarbeidet. Rettsgrunnlaget for slik behandling er oppfyllelse av vår avtale med den aktuelle leverandøren eller samarbeidspartneren, samt vår berettigede interesse i å administrere slike tredjeparter.

Vi lagrer personopplysninger så lenge vi har et aktivt forhold til slike tredjeparter, og i opptil 3 år etter at forholdet er avsluttet, for å følge opp eventuelle nødvendige forpliktelser eller rettigheter overfor slike tredjeparter.

Kundeportaler, chatter og e-post

Amesto bruker kundeportaler, chatter og e-post som en del av sitt daglige arbeid og for å føre generelle samtaler med interne og eksterne kontakter.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er vår berettigede interesse samt eventuelle kontraktsmessige og lovbestemte forpliktelser.

Slike dialoger lagres i våre systemer dersom dette er nødvendig og relevant, f.eks. i forbindelse med et kundeforhold eller annen nødvendig dokumentasjon. Slik informasjon slettes i henhold til slettingsprosedyrene knyttet til det aktuelle forholdet (f.eks. forholdet til kunden) eller det faktiske behovet for dokumentasjon.

Våre ansatte har ansvar for å slette ustrukturerte personopplysninger i e-poster som ikke lenger er relevante, samt for å gå gjennom og slette unødvendig innhold i sine e-postbokser minst én gang i året.

Vær også oppmerksom på at vanlige e-poster ikke er kryptert. Du bør derfor ikke sende konfidensiell, sensitiv eller annen klassifisert informasjon til Amesto via e-post.

Amesto Trust Centre

Amesto har et Amesto Trust Centre for håndtering av meldinger om datainnbrudd og annen informasjon som er underlagt meldeplikt, knyttet til ansatte, mistanke om uregelmessigheter, helse, miljø og sikkerhet, personvern og annen informasjonssikkerhet. Henvendelser som sendes til Amesto Trust Centre omfatter også spørsmål om de registrertes rettigheter når vi er ansvarlige for behandlingen, samt andre generelle henvendelser som sendes til oss via Amesto Trust-meldingsskjemaet.

Hvis du bruker Amesto Trust-meldingsskjemaet, vil personopplysninger om deg som innmelder bli lagret, inkludert navn og kontaktinformasjon, med mindre skjemaet sendes inn anonymt. Innmelderen legger inn opplysningene i et sikkert nettskjema, som deretter behandles i vårt behandlingssystem med dedikerte ressurser avhengig av sakens art. Personopplysninger som behandles, slettes automatisk i henhold til definerte slettingsprosedyrer for de ulike sakstypene, personopplysningene og lovkravene.

Det rettslige grunnlaget for slik behandling er å sette oss i stand til å oppfylle våre rettslige forpliktelser, eller er basert på Amestos berettigede interesse i å behandle henvendelser du sender til oss.

Generell informasjon om våre lovpålagte forpliktelser

Vi behandler data for å overholde våre lovpålagte forpliktelser eller vedtak vedtatt av myndighetene. Dette gjelder for eksempel lagring av regnskapsdokumenter i samsvar med lokal lovgivning, for å etterkomme pålegg fra domstolene eller andre offentlige myndigheter. Det rettslige grunnlaget for slik behandling er å overholde våre lovpålagte forpliktelser, og vi lagrer slike opplysninger i samsvar med relevante lovkrav.

Generell informasjon om sikkerhet

Vi må behandle personopplysninger for å sikre både dine og Amestos eiendeler. Dette gjøres for eksempel gjennom tilgangsstyring, loggføring på servere og systemer, samt drift av infrastruktur, brannmurer og tilgangskontroll.

Det rettslige grunnlaget for slik behandling er først og fremst å oppfylle våre lovpålagte forpliktelser. Det rettslige grunnlaget for behandlingen kan også gjelde eventuelle forpliktelser som er fastsatt i avtaler med våre kunder, samt vår berettigede interesse i å beskytte både dine og våre eiendeler. Oppbevaringstiden vil avhenge av formålet og det rettslige grunnlaget for slik behandling.

Forebygging og utredning av straffbare handlinger begått mot Amesto

Vi bruker personopplysninger for å forebygge, avdekke, oppklare og håndtere svindel og andre straffbare handlinger begått mot Amesto, samt eventuelt misbruk av våre tjenester. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er vår berettigede interesse i å oppnå det beskrevne formålet. Oppbevaringstiden vil avhenge av det konkrete formålet.

Klagesaksbehandling, regresskrav og rettssaker

Vi bruker personopplysninger for å fastslå, utøve og forsvare rettskrav, for eksempel i forbindelse med behandling av klager, regresskrav og rettssaker. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er Amestos berettigede interesse i å oppnå det beskrevne formålet. For å oppfylle dette formålet kan det i spesielle tilfeller også være nødvendig å behandle bestemte kategorier av personopplysninger uten samtykke. Oppbevaringsperioden vil avhenge av det konkrete formålet.

Spesiell informasjon om rekruttering.

Amesto behandler personopplysninger i forbindelse med rekruttering, hovedsakelig i egenskap av såkalt behandlingsansvarlig eller felles behandlingsansvarlig.

Vi opptrer som behandlingsansvarlig når vi behandler personopplysninger som sendes til oss sammen med søknader på stillinger hos Amesto.

I noen tilfeller kan Amesto opptre som felles behandlingsansvarlig sammen med en tredjepart, f.eks. et rekrutteringsbyrå, og tredjeparten og Amesto vil i fellesskap avgjøre hvordan de aktuelle personopplysningene skal behandles. I slike tilfeller er ansvarsfordelingen, formålet med behandlingen og eventuelle hjelpemidler som skal brukes, spesielt regulert i en egen avtale om delt behandlingsansvar. Selskapene i Amesto-konsernet er felles behandlingsansvarlige for Amestos rekrutteringsdatabase.

Det formelle ansvaret for behandling av personopplysninger ligger hos daglig leder i det Amesto-selskapet som er ansvarlig for den aktuelle behandlingen. Amesto har utnevnt sin egen personvernansvarlig for å bistå konsernledelsen med å håndtere konsernets ansvar, og det er utnevnt en felles personvernansvarlig for hele Amesto-konsernet. Kontaktinformasjon finnes nederst i denne personvernerklæringen.

Amesto kan dele personopplysninger med databehandlere som bistår oss i rekrutteringsprosessen, for eksempel rekrutteringsbyråer som hjelper til med vurdering av kandidater og leverandører av personlighetstester osv. Slik behandling reguleres gjennom separate databehandlingsavtaler med Amestos spesifikke instruksjoner om hvordan databehandlerne skal behandle personopplysninger.

Søknader til konkrete stillinger

Amesto behandler de personopplysningene som er nødvendige for å vurdere om en søker er egnet til å besette den ledige stillingen. Personopplysninger som du oppgir i forbindelse med rekrutteringen blir behandlet, herunder navn og kontaktopplysninger, informasjon om utdanning, arbeidserfaring og andre kvalifikasjoner, samt eventuelle bilder og videopresentasjoner du deler. Som en del av rekrutteringsprosessen kan vi også søke etter ytterligere informasjon om deg på nettet, blant annet på sosiale medier. Dette er basert på vår berettigede interesse i å kunne vurdere søknaden din og egnetheten din for den aktuelle stillingen.

For enkelte stillinger kan det være nødvendig å foreta kredittsjekk, innhente politiattester og innhente opplysninger om andre relevante stillinger. Det kan også være relevant å gjennomføre evne- og/eller personlighetstester. I så fall vil vi behandle testresultatene, samt eventuelle tekniske opplysninger som IP-adresse og eventuelle påloggingsopplysninger som er angitt i testverktøyet. Dersom noe av dette er relevant for stillingen, vil aktuelle søkere motta mer informasjon i forbindelse med rekrutteringsprosessen, og opplysningene vil bli behandlet på grunnlag av ditt samtykke. Det er frivillig å gi samtykke, men vær oppmerksom på at dersom vi trenger å behandle slik informasjon for den aktuelle stillingen og du nekter å gi ditt samtykke, vil vi ikke kunne vurdere deg for stillingen.

Vi vil oppbevare søknaden din og all informasjon du gir oss i forbindelse med søknadsprosessen, samt våre egne vurderinger av deg som søker, inntil søknadsprosessen er fullført og i tre måneder etterpå. Vær imidlertid oppmerksom på at vi ikke lagrer selve innholdet i eventuelle kredittsjekker eller politiattester, men kun opplyser om at slike undersøkelser er gjennomført og om kandidaten fremdeles er egnet for stillingen.

Hvis du har søkt på en bestemt stilling i et bestemt Amesto-selskap, vil vi ikke dele dine personopplysninger med andre selskaper i Amesto-konsernet uten ditt samtykke. Se også informasjonen om vår rekrutteringsdatabase nedenfor.

Du kan når som helst trekke tilbake søknaden din eller samtykket ditt til behandling av personopplysninger ved å sende en forespørsel til kontaktpersonen for stillingen eller ved å bruke Amesto Trusts meldingsskjema.

Du kan også lese mer om dine rettigheter i avsnitt 4.

Åpne søknader i vår rekrutteringsdatabase

Hvis du ønsker at Amesto skal oppbevare dine personopplysninger for å vurdere din kompetanse i forbindelse med andre stillinger i Amesto-konsernet, kan du gi et særskilt samtykke til dette når du søker. Vår rekrutteringsdatabase lagrer de personopplysningene du allerede har oppgitt, inkludert navn og kontaktinformasjon, opplysninger om utdanning, arbeidserfaring og andre kvalifikasjoner, samt eventuelle bilder og videopresentasjoner du deler med oss. Rekrutteringsdatabasen vår lagrer også eventuelle uttalelser fra referanser, bakgrunnssjekker, interne vurderinger og intervjurapporter, samt personlighets- og evnetester. Personopplysninger som overføres til rekrutteringsdatabasen vår og som er basert på ditt samtykke, kan kun deles med relevante avdelinger i alle selskapene i Amesto-konsernet.

Vi ønsker kun å motta åpne søknader via vår rekrutteringsdatabase. Hvis du sender oss en åpen søknad via e-post, vil vi henvise deg til vår rekrutteringsdatabase.

Hvis du samtykker til at vi lagrer dine personopplysninger i vår rekrutteringsdatabase, vil disse bli lagret i 360 dager, regnet fra det tidspunktet du ga ditt samtykke. Etter dette vil alle dine personopplysninger bli slettet. Hvis du ønsker å trekke tilbake ditt samtykke, kan du sende oss en forespørsel via Amesto Trust-meldingsskjemaet.

Spesielle tilknyttede tjenesteområder.

I tillegg til den behandlingen som er beskrevet ovenfor, kan Amesto-selskapene også foreta videre behandling og deling av personopplysninger i sin egenskap av behandlingsansvarlige i forbindelse med sine tjenesteområder.

Regnskapsarbeid

I vår egenskap av regnskapsbyrå mottar vi ulike opplysninger fra våre kunder, herunder store mengder personopplysninger. Kunder som er ansvarlige for behandlingen av personopplysninger, overfører disse til oss i vår egenskap av databehandler i henhold til oppdragskontrakten og den tilhørende databehandlingsavtalen.

I henhold til regnskapsforskriftene er vi pålagt å oppbevare oppdragsdokumentasjon. Oppdragsdokumentasjon består av grunnleggende materiale knyttet til det arbeidet som skal utføres, samt dokumentasjon knyttet til selve arbeidet. Dette kan for eksempel omfatte mottatte timelister og opplysninger om fradrag som skal gjøres fra lønn m.m. Oppdragsdokumentasjonen består også av en viss mengde opplysninger og dokumentasjon om kunden, for eksempel reelle eiere, hvem som opptrer på vegne av kunden og undersøkelser av mistenkelige transaksjoner som omfattes av den norske hvitvaskingsloven m.m.

I sin egenskap av regnskapsfirma er Amesto dermed også ansvarlig for behandling av slike personopplysninger som gjelder kunder. All lagring av slik informasjon er underlagt den norske regnskapsloven og tilhørende forskrifter, allment aksepterte regnskapsprinsipper og tilhørende lovgivning, f.eks. den norske hvitvaskingsloven.

Denne informasjonen deles kun med kunden, samt med offentlige myndigheter i henhold til særskilt hjemmel (f.eks. den norske regnskapsloven, den norske skatteforvaltningsloven og den norske hvitvaskingsloven). Vi oppbevarer personopplysninger i samsvar med gjeldende lovkrav, hovedsakelig i 5 år fra utgangen av regnskapsåret, eller så lenge et kundeforhold varer og i opptil 5 år etter at slike forhold er avsluttet.

Hvilke rettigheter har du når vi behandler personopplysninger?

Du har rett til å be om innsyn i, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har også rett til å be om begrenset behandling, å gjøre innsigelse mot behandlingen og å kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om hva disse rettighetene innebærer på nettstedene til tilsynsmyndighetene i de respektive landene: Norge, Sverige, Danmark

For å utøve dine rettigheter kan du registrere din forespørsel ved å sende en henvendelse til oss via Amesto Trusts meldingsskjema. Der finner du også veiledning om hvordan du sender inn forespørselen. Vi vil svare på din forespørsel så snart som mulig og senest innen 30 dager, med mindre det foreligger særlige omstendigheter (i så fall vil du bli varslet av oss).

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller gi ytterligere opplysninger før vi lar deg utøve rettighetene dine overfor oss. Vi gjør dette for å sikre at vi kun gir deg tilgang til dine personopplysninger, og ikke til noen som utgir seg for å være deg.

Du skal ha tilgang til samtykkene dine der de opprinnelig ble gitt, og du skal kunne endre eller trekke tilbake samtykkene dine når som helst. Hvis du har spørsmål om et samtykke, kan du kontakte oss ved å sende inn en forespørsel via Amesto Trusts meldingsskjema.

Endringer.

Med jevne mellomrom må vi oppdatere denne personvernerklæringen for å gi deg korrekt informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger. Dersom det gjøres vesentlige endringer, vil vi informere deg om disse på våre nettsider og kundeportaler samt i eventuelle nyhetsbrev.